Listem poleconym pocztą tradycyjną. Skopiować całą treść listu. Zostawić sobie dowód nadania. E-maile wysyłane do Familienkasse bardzo często pozostają bez odpowiedzi.
„Wysłałam wszystko, a oni twierdzą, że nic nie dostali.” To zdanie słyszymy bardzo często. Dokumenty do Familienkasse giną, trafiają do złej teczki albo przychodzą bez numeru sprawy. Kilka prostych zasad pozwala tego uniknąć i daje Ci dowód, jeśli coś jednak pójdzie nie tak.
W skrócie
- Wysyłaj kopie, nie oryginały, chyba że urząd wyraźnie zażąda oryginału.
- Na każdej stronie wpisz numer Kindergeld.
- Wysyłaj listem poleconym i zachowaj potwierdzenie nadania.
- Skanuj wszystko przed wysyłką i prowadź prostą listę: data, co wysłano, dokąd.
Oryginały czy kopie?
Familienkasse w większości przypadków przyjmuje kopie. Nie wysyłaj jedynego oryginału aktu urodzenia, wyroku czy dyplomu. Dokumenty mogą zaginąć, a ich odzyskanie trwa.
Wyjątki, czyli co zwykle wysyła się w oryginale:
- formularze Familienkasse z Twoim podpisem: wniosek, załączniki, oświadczenia;
- zaświadczenia wypełnione na drukach Familienkasse przez inne instytucje: zaświadczenie pracodawcy, zaświadczenie ze szkoły, zaświadczenie o składzie rodziny;
- dokumenty, których oryginał urząd wyraźnie wskazał w wezwaniu.
Akty stanu cywilnego najlepiej wysyłać jako odpisy wielojęzyczne. To dokument urzędowy, którego nie musisz odzyskiwać, a do tego nie wymaga tłumaczenia. Zobacz: czy dokumenty do Familienkasse trzeba tłumaczyć.
Jak przygotować przesyłkę
- Pismo przewodnie. Krótko po niemiecku: numer Kindergeld, czego dotyczy przesyłka, np. „Antwort auf Ihr Schreiben vom …” (odpowiedź na pismo z dnia …), i lista załączników.
- Numer Kindergeld na każdej stronie, także na kopiach. Dokumenty są skanowane i rozdzielane. Strona bez numeru może trafić do innej sprawy.
- Kopia pisma z Familienkasse, na które odpowiadasz. Ułatwia to przypisanie odpowiedzi.
- Bez zszywek i koszulek. Luźne kartki A4 najłatwiej zeskanować.
- Skan lub zdjęcie całości przed zaklejeniem koperty.
Jak sformułować samo pismo: jak napisać skuteczne pismo do Familienkasse.
Umów Bezpłatną Konsultację
Jak wysłać: poczta, faks, e-mail
- List polecony to najlepszy wybór. Potwierdzenie nadania jest dowodem daty, a to ważne przy terminach i przy wypłacie wstecz.
- Adres: zawsze z nagłówka ostatniego pisma Familienkasse. Przy pierwszym wniosku z Polski: Familienkasse Sachsen, 09092 Chemnitz. Zobacz: gdzie wysłać wniosek.
- E-mail i formularze online nadają się do krótkich informacji. Wnioski i odwołania wymagające podpisu wysyłaj pocztą.
- Faks – niemieckie instytucje rzeczywiście używały przez lata faksów. Darujmy sobie faksy, bo w Polsce nie ma faksów.
Nie pamiętasz, co już wysłałeś?
Zdarza się to przy sprawach, które ciągną się latami. Co zrobić:
- Przejrzyj pisma z Familienkasse. W wezwaniach urząd wymienia, czego brakuje, a nie to, co już ma.
- Zadzwoń i zapytaj, jakie dokumenty są w aktach. Zobacz: infolinia Familienkasse. Przydatny zwrot: „Welche Unterlagen liegen Ihnen bereits vor?” (jakie dokumenty już Państwo mają?).
- W razie wątpliwości wyślij ponownie kopie. To tańsze niż wstrzymana wypłata.
- Od teraz prowadź listę: data, co wysłano, dokąd, numer nadania.
Najczęstsze pytania
Czy do Familienkasse wysyła się oryginały dokumentów?
Zwykle nie. Wystarczą kopie lub odpisy. W oryginale wysyła się podpisane formularze Familienkasse i zaświadczenia wypełnione na jej drukach, a także dokumenty, których oryginał urząd wyraźnie zażądał.
Czy akt urodzenia wysłać w oryginale?
Nie. Najlepiej wysłać odpis w wersji wielojęzycznej, który jest dokumentem urzędowym i nie wymaga tłumaczenia.
Jak wysłać dokumenty, żeby mieć dowód?
Listem poleconym, z zachowanym potwierdzeniem nadania i skanem całej przesyłki.
Czy mogę wysłać dokumenty e-mailem?
Krótkie informacje tak, ale wnioski i odwołania wymagające podpisu najlepiej wysyłać pocztą.
Nie pamiętam, co wysłałem. Co zrobić?
Zapytaj Familienkasse, jakie dokumenty są w aktach, a w razie wątpliwości wyślij ponownie kopie. Od teraz prowadź listę wysyłek.
Familienkasse twierdzi, że nie dostała dokumentów?
Uporządkujemy sprawę i przygotujemy kompletną przesyłkę.